La vostra azienda gestisce un gran numero di file elettronici e state cercando di ottimizzare questo processo? L’automatizzazione della verifica dei documentidi supporto può essere la soluzione che fa al caso vostro. Grazie all’intelligenza artificiale, questo noioso compito può essere svolto in modo efficiente, rapido e completamente sicuro.
Automatizzando questa procedura dispendiosa, è possibile ridurre significativamente il tempo necessario per elaborare ciascun file, migliorando al contempo l’accuratezza dei risultati. Secondo uno studio condotto da Forbes, l’automazione della procedura può ridurre di quasi il 90% il tempo necessario per controllare i documenti.
Inoltre, l’automazione della verifica dei documenti di supporto consente di rispettare meglio le normative KYC (Know Your Customer). Delegando la procedura a una macchina, si riduce notevolmente il rischio di errori e di tentativi di frode documentale. Questo assicura che la vostra azienda sia conforme agli standard antiriciclaggio (AML) e di conformità.
Ma come funziona esattamente? È adatto al vostro settore di attività?
Che cos'è la verifica automatica dei documenti giustificativi?
Che cos'è un documento di supporto?
Si tratta di un insieme di documenti che attestano l’identità e le informazioni fornite da un cliente. Queste prove possono essere costituite da passaporti e carte d’identità, fatture, estratti conto e buste paga. Sono utilizzati in molti settori, tra cui i servizi finanziari, le assicurazioni, il settore immobiliare, ecc.
Perché automatizzare la verifica dei documenti di supporto? Casi di studio: settore bancario e immobiliare
La verifica manuale di queste prove può essere noiosa e richiede molto tempo. Può anche essere fonte di errore umano. L’automazione di questo processo consente di risparmiare tempo e di migliorare i controlli effettuati.
Nel caso delle banche, la verifica dell’identità dei clienti e dei loro documenti personali è un obbligo legale noto come KYC (Know Your Customer). L’automatizzazione della verifica di queste prove semplifica il percorso del cliente online. Nel caso degli immobili, semplifica il processo di affitto o di acquisto di una proprietà. Quando il controllo viene effettuato online, i clienti possono fornire fotocopie senza doversi recare in filiale. I dati vengono quindi elaborati automaticamente e i controlli vengono eseguiti rapidamente. Questo garantisce anche la conformità, riducendo il rischio di frode.
Verifica automatizzata dei documenti giustificativi: vantaggi e svantaggi
Quali sono i vantaggi del controllo automatico dei documenti giustificativi?
Vantaggi normativi
L’automazione della verifica delle prove documentali garantisce la conformità alle normative vigenti. Questo processo garantisce che i documenti forniti dai clienti siano autentici e validi, e che essi siano chi dicono di essere. Questi controlli sono ancora più importanti per la conformità agli standard KYC nell’ambito della lotta contro le frodi e il riciclaggio di denaro (LCB-FT).
Vantaggi operativi
Da un punto di vista operativo, l’industrializzazione digitale semplifica e snellisce il processo di verifica dell’identità dei clienti. Inoltre, riduce significativamente il tempo necessario per il controllo dei documenti, consentendo di elaborare un maggior numero di file in tempi record. Inoltre, riduce gli errori umani, ottimizzando ulteriormente l’elaborazione dei file.
Vantaggi finanziari
Infine, ma non meno importante, offre un risparmio significativo per l’azienda. Riduce i costi associati alla verifica manuale delle prove documentali, soprattutto in termini di manodopera. Inoltre, riduce il rischio di controversie con i clienti, il che può avere un impatto positivo sulle relazioni con i clienti.
Quali sono i principali svantaggi della verifica automatica dei documenti giustificativi?
Nonostante i numerosi vantaggi, il controllo automatico dei file personali presenta anche alcuni svantaggi che è bene tenere in considerazione.
Innanzitutto, questa soluzione non è adatta a tutti i tipi di documenti. Alcuni richiedono un’analisi più dettagliata, che può essere effettuata solo da un essere umano. Inoltre, alcuni clienti potrebbero sentirsi a disagio nell’affidare i propri dati personali a una macchina in remoto, il che potrebbe avere un impatto negativo sulla loro esperienza d’uso.
Infine, va sottolineato che questo processo non garantisce l’autenticità al 100% dei documenti. Una persona malintenzionata, come un moderno hacker, può utilizzare strumenti tecnologici all’avanguardia per sconfiggere la sicurezza dei sistemi informatici. Di conseguenza, alcuni file vengono falsificati in modi molto sofisticati, rendendo difficile il loro rilevamento da parte di una macchina.
Quali documenti possono essere controllati automaticamente?
Sebbene questo processo possa coinvolgere un’ampia varietà di prove documentali, i documenti più frequentemente controllati sono quelli relativi all’identità del cliente, come la carta d’identità nazionale, il passaporto, la patente di guida o il permesso di soggiorno.
Oltre ai documenti d’identità, le aziende possono automatizzare la verifica di prove documentali relative alla situazione finanziaria del cliente, come estratti conto bancari, buste paga o avvisi fiscali. Sono particolarmente importanti per le aziende del settore assicurativo o finanziario, che devono garantire che i loro clienti siano solvibili e in grado di rimborsare i loro debiti.
Infine, è possibile effettuare controlli automatici anche sui documenti relativi al luogo di residenza del cliente, come le bollette dell’acqua, del gas o dell’elettricità, le ricevute di affitto o gli atti di proprietà. Questi vengono utilizzati per verificare l’indirizzo del cliente e assicurarsi che viva effettivamente nel luogo indicato.
Come funziona la verifica automatica dei documenti giustificativi?
Verifica dei documenti: fasi e convalida
Il processo elettronico si svolge in 4 fasi, a partire dal caricamento dei documenti di supporto da parte del candidato. La macchina si occupa quindi di controllare :
- Qualità dell’immagine: il documento fotocopiato tramite scanner o cattura dello schermo deve essere leggibile e tutte le informazioni devono essere chiaramente visibili. Questa fase verifica la risoluzione dell’immagine, il livello di sfocatura e di rumore e infine il livello di luminosità e contrasto.
- Il tipo e la validità dei documenti presentati: devono essere conformi ai requisiti normativi e validi. Questa seconda fase assicura che i documenti di supporto inviati siano quelli necessari per l’elaborazione della domanda (carta d’identità nazionale, passaporto, dati bancari, bolletta elettrica, ecc.
- Coerenza dei dati cartacei con il file: questa fase assicura che le informazioni fornite dal cliente al momento dell’invio del modulo siano coerenti con le fotocopie inviate. Ad esempio, il cognome, il nome e la data di nascita devono essere simili.
- Autenticità dei documenti trasmessi: per quest’ultima parte, l’uso di strumenti tecnologici consente di verificare la validità delle prove documentali e di assicurarsi che non siano state falsificate.
Al termine di queste 4 fasi, se tutte le condizioni sono state soddisfatte, il file elettronico può essere inviato al dipartimento responsabile dell’elaborazione della domanda e il proprietario può firmare il contratto elettronico.
Quali strumenti sono necessari per automatizzare il processo? Focus sull'intelligenza artificiale
La verifica automatizzata dei documenti di supporto è resa possibile dall’integrazione di tecnologie avanzate come l’intelligenza artificiale (AI). L’intelligenza artificiale consente di elaborare grandi quantità di dati in breve tempo e di effettuare analisi accurate e affidabili.
Per automatizzare questo processo, è necessaria una soluzione software che incorpori algoritmi di analisi delle immagini e di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). Questo servizio, offerto in particolare da Netheos, acquisisce le informazioni contenute nel documento e le confronta con quelle fornite dal cliente.
La soluzione software deve anche essere in grado di elaborare i dati in modo sicuro e riservato, in conformità con le norme sulla protezione dei dati web (GDPR). Inoltre, devono essere accessibili solo ai membri autorizzati dell’azienda.
Infine, la soluzione di intelligenza artificiale digitale deve essere in grado di offrire una UX di qualità. I clienti devono essere in grado di presentare i loro documenti online in modo rapido e semplice e di monitorare lo stato della loro pratica in tempo reale.
Guida alle migliori soluzioni di automazione per settore di attività nel 2023
Settore bancario e assicurativo
Per ottemperare ai requisiti KYC (Know Your Customer) e LCB-FT (Lotta al riciclaggio di denaro e al finanziamento del terrorismo), le banche e le compagnie assicurative devono verificare l’identità dei loro clienti richiedendo documenti di supporto al momento dell’apertura di un conto bancario o della sottoscrizione di un servizio. L’utilizzo dell’intelligenza artificiale (AI) consente di elaborare le informazioni personali dei clienti in modo rapido e sicuro. Può anche rilevare anomalie nei documenti forniti, come ad esempio falsificazioni.
Settore immobiliare
Nel settore immobiliare, la verifica delle prove documentali è essenziale per garantire la solvibilità degli inquilini. Questo noioso compito può essere automatizzato utilizzando un software dedicato. Questi possono essere utilizzati per raccogliere e controllare rapidamente documenti ufficiali come buste paga o avvisi fiscali. Inoltre, utilizzando degli algoritmi, questo software è in grado di valutare l’affidabilità creditizia degli inquilini in base alla loro situazione finanziaria. In questo modo, le agenzie immobiliari e i proprietari possono risparmiare tempo e garantire un monitoraggio rigoroso delle pratiche di affitto.
Confronto tra le migliori soluzioni per il controllo dei documenti d'identità nel 2023
Il controllo dei documenti d’identità è un passo fondamentale in molti settori di attività. Nel 2023, molte aziende offrono soluzioni per automatizzare questo processo. Tuttavia, non tutti sono uguali in termini di efficienza e affidabilità. Per scegliere la soluzione migliore, è importante prendere in considerazione una serie di criteri, come la velocità di elaborazione, il tasso di successo per ogni documento controllato, la sicurezza dei dati e la compatibilità con i requisiti legali. Quali sono le aziende che otterranno i migliori risultati nei controlli dei documenti d’identità nel 2023?
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