¿Su empresa gestiona un gran número de expedientes electrónicos y quiere optimizar este proceso? Automatizar la comprobación de justificantes puede ser la solución que necesita. Gracias a la IA, esta tediosa tarea puede llevarse a cabo de forma eficaz, rápida y completamente segura.
La automatización de este laborioso procedimiento permite reducir significativamente el tiempo necesario para procesar cada archivo, al tiempo que mejora la precisión de los resultados. Según un estudio realizado por Forbes, la automatización del procedimiento puede reducir el tiempo necesario para comprobar los documentos en casi un 90%.
Además, la automatización de la verificación de los documentos justificativos le permite cumplir mejor la normativa KYC (Conozca a su cliente). Al delegar el procedimiento en una máquina, se reduce considerablemente el riesgo de error y los intentos de fraude documental. Esto garantiza que su empresa cumple las normas contra el blanqueo de capitales (AML) y de cumplimiento de la normativa.
Pero, ¿cómo funciona exactamente? ¿Es adecuado para su sector de actividad?
¿Qué es la verificación automatizada de documentos justificativos?
¿Qué es un documento justificativo?
Se trata de un conjunto de documentos que prueban la identidad y la información facilitada por un cliente. Estas pruebas pueden ser desde pasaportes y documentos de identidad hasta facturas, extractos bancarios y nóminas. Se utilizan en muchos sectores, como servicios financieros, seguros, inmobiliario, etc.
¿Por qué automatizar la verificación de justificantes? Casos prácticos: banca y sector inmobiliario
La verificación manual de estas pruebas puede ser tediosa y llevar mucho tiempo. También puede ser una fuente de errores humanos. La automatización de este proceso ahorra tiempo y mejora los controles realizados.
En el caso de los bancos, comprobar la identidad de los clientes y sus documentos personales es una obligación legal conocida como KYC (Know Your Customer). Automatizar la verificación de estas pruebas simplifica el recorrido del cliente en línea. En el caso de los bienes inmuebles, simplifica el proceso de alquilar o comprar una propiedad. Cuando la comprobación se realiza en línea, los clientes pueden aportar fotocopias sin tener que acudir a una sucursal. A continuación, los datos se procesan automáticamente y las comprobaciones se realizan con rapidez. Esto también garantiza el cumplimiento, reduciendo así el riesgo de fraude.
Verificación automatizada de justificantes: ventajas e inconvenientes
¿Qué ventajas tiene la comprobación automática de justificantes?
Ventajas reglamentarias
La automatización de la verificación de las pruebas documentales garantiza el cumplimiento de la normativa vigente. Este proceso garantiza que los documentos facilitados por los clientes son auténticos y válidos, y que son quienes dicen ser. Estos controles son aún más importantes para el cumplimiento de las normas KYC en el marco de la lucha contra el fraude y el blanqueo de capitales (LCB-FT).
Ventajas operativas
Desde un punto de vista operativo, su industrialización digital simplifica y agiliza el proceso de verificación de la identidad del cliente. También reduce significativamente el tiempo necesario para comprobar los documentos, lo que permite procesar más expedientes en un tiempo récord. Además, reduce los errores humanos, lo que optimiza aún más el tratamiento de los archivos.
Beneficios financieros
Por último, pero no por ello menos importante, supone un importante ahorro para la empresa. Reduce los costes asociados a la verificación manual de las pruebas documentales, sobre todo en términos de mano de obra. También reduce el riesgo de litigios con los clientes, lo que puede repercutir positivamente en las relaciones con ellos.
¿Cuáles son los principales inconvenientes de la verificación automática de justificantes?
A pesar de sus muchas ventajas, la comprobación automática de los archivos personales también tiene algunos inconvenientes que conviene tener en cuenta.
En primer lugar, esta solución no es adecuada para todos los tipos de documentos. Algunos requieren un análisis más detallado, que sólo puede realizar un ser humano. Además, algunos clientes pueden sentirse incómodos confiando sus datos personales a una máquina a distancia, lo que puede repercutir negativamente en su experiencia de usuario.
Por último, cabe destacar que este proceso no garantiza al 100% la autenticidad de los documentos. Una persona malintencionada, como un hacker moderno, puede utilizar herramientas tecnológicas de vanguardia para burlar la seguridad de los sistemas informáticos. Como resultado, algunos archivos se falsifican de formas muy sofisticadas, lo que dificulta su detección por parte de una máquina.
¿Qué documentos pueden comprobarse automáticamente?
Aunque este proceso puede implicar una gran variedad de pruebas documentales, los documentos que se comprueban con más frecuencia son los relativos a la identidad del cliente, como el documento nacional de identidad, el pasaporte, el permiso de conducir o el permiso de residencia.
Además de los documentos de identidad, las empresas también pueden automatizar la verificación de pruebas documentales relativas a la situación financiera del cliente, como extractos bancarios, nóminas o notificaciones fiscales. Estas últimas son especialmente importantes para las empresas de los sectores asegurador o financiero, que necesitan asegurarse de que sus clientes son solventes y capaces de reembolsar sus deudas.
Por último, también se pueden realizar comprobaciones automáticas de documentos relacionados con el lugar de residencia del cliente, como facturas de agua, gas o electricidad, recibos de alquiler o escrituras de propiedad. Se utilizan para verificar la dirección del cliente y asegurarse de que vive realmente en el lugar indicado.
¿Cómo funciona la verificación automatizada de justificantes?
Verificación de documentos: pasos y validación
El proceso electrónico se desarrolla en 4 etapas, empezando por la carga de los justificantes por parte del interesado. A continuación, la máquina se encarga de comprobar :
- Calidad de la imagen: El documento fotocopiado por escáner o captura de pantalla debe ser legible y toda la información debe ser claramente visible. En esta fase se comprobará la resolución de la imagen, su nivel de desenfoque y ruido y, por último, su nivel de brillo y contraste.
- El tipo y la validez de los documentos presentados: deben cumplir los requisitos reglamentarios y ser válidos. Esta 2ª fase garantiza que los justificantes enviados son los necesarios para tramitar la solicitud (DNI, pasaporte, datos bancarios, factura de electricidad, etc.).
- Coherencia de los datos en papel con el expediente: Esta etapa garantiza que la información facilitada por el cliente al enviar el formulario es coherente con las fotocopias enviadas. Por ejemplo, su apellido, nombre y fecha de nacimiento deben ser similares.
- Autenticidad de los documentos transmitidos: Para esta última parte, el uso de herramientas tecnológicas permite comprobar la validez de las pruebas documentales y asegurarse de que no han sido falsificadas.
Al final de estas 4 fases, si se han cumplido todas las condiciones, el expediente electrónico puede enviarse al departamento responsable de tramitar la solicitud, y el propietario puede firmar el contrato electrónico.
¿Qué herramientas se necesitan para automatizar el proceso? La IA en el punto de mira
La verificación automatizada de los documentos justificativos es posible gracias a la integración de tecnologías avanzadas como la Inteligencia Artificial (IA). La IA permite procesar grandes cantidades de datos en poco tiempo y realizar análisis precisos y fiables.
Para automatizar este proceso, necesita una solución de software que incorpore algoritmos de análisis de imágenes y reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Este servicio, ofrecido en particular por Netheos, captura la información contenida en el documento y la compara con la facilitada por el cliente.
La solución de software también debe ser capaz de procesar los datos de forma segura y confidencial, en cumplimiento de la normativa de protección de datos web (GDPR). Además, sólo deben ser accesibles a los miembros autorizados de la empresa.
Por último, la solución de IA digital debe ser capaz de ofrecer una experiencia de usuario de calidad. Los clientes deben poder presentar sus documentos en línea de forma rápida y sencilla, y controlar el estado de su expediente en tiempo real.
Guía de las mejores soluciones de automatización por sector empresarial en 2023
Sector bancario y de seguros
Para cumplir los requisitos KYC (Conozca a su Cliente) y LCB-FT (Lucha contra el Blanqueo de Capitales y la Financiación del Terrorismo), los bancos y compañías de seguros deben comprobar la identidad de sus clientes solicitándoles documentos acreditativos al abrir una cuenta bancaria o suscribirse a un servicio. El uso de la Inteligencia Artificial (IA) permite procesar la información personal de los clientes de forma rápida y segura. También puede detectar anomalías en los documentos aportados, como falsificaciones.
Sector inmobiliario
En el sector inmobiliario, la comprobación de las pruebas documentales es esencial para garantizar la solvencia de los inquilinos. Esta tediosa tarea puede automatizarse mediante programas informáticos específicos. Pueden utilizarse para recoger y comprobar rápidamente documentos oficiales como nóminas o notificaciones fiscales. Además, mediante algoritmos, este software puede evaluar la solvencia de los inquilinos en función de su situación financiera. De este modo, los agentes inmobiliarios y los propietarios pueden ahorrar tiempo al tiempo que garantizan un seguimiento riguroso de los expedientes de alquiler.
Comparación de las mejores soluciones para comprobar documentos de identidad en 2023
Comprobar los documentos de identidad es un paso crucial en muchos ámbitos de actividad. En 2023, muchas empresas ofrecen soluciones para automatizar este proceso. Sin embargo, no todos son iguales en cuanto a eficacia y fiabilidad. Para elegir la mejor solución, es importante tener en cuenta una serie de criterios, como la velocidad de procesamiento, el porcentaje de éxito por documento comprobado, la seguridad de los datos y la compatibilidad con los requisitos legales. ¿Qué empresas serán las más rentables en controles de identidad en 2023?
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