Che cos'è la bonifica KYC?

Bonifica di KYC: definizione

La bonifica KYC, o “Know Your Customer”, si riferisce al processo con cui un’azienda rivede e aggiorna tutti i documenti dei clienti esistenti per assicurarsi di avere le informazioni più aggiornate e complete per la verifica dell’identità. Questo processo è fondamentale per rispettare le normative vigenti e per combattere efficacemente le attività finanziarie illegali, come il riciclaggio di denaro o il finanziamento del terrorismo.

Qual è lo scopo della bonifica di KYC?

L’obiettivo della bonifica KYC è garantire che le informazioni sui clienti riflettano la realtà attuale e siano conformi a tutti i requisiti normativi. Questo ha un duplice vantaggio: da un lato, aiuta a prevenire e limitare i rischi associati alle frodi e ai reati finanziari e, dall’altro, garantisce che i servizi finanziari siano utilizzati in modo trasparente e responsabile.

Per le aziende, condurre una bonifica KYC efficace significa anche ridurre l’esposizione ai rischi di sanzioni, multe o danni alla reputazione che potrebbero derivare dalla non conformità alle normative. È quindi una componente essenziale di una governance aziendale responsabile e consapevole dei rischi connessi alle moderne transazioni finanziarie.

Chi è interessato dalla bonifica di KYC?

Tutti gli istituti professionali dei settori interessati dal processo KYC devono inoltre avviare campagne di bonifica per aggiornare i file dei loro clienti. Questo include :

Istituzioni finanziarie: banche, compagnie di assicurazione, società di gestione patrimoniale, agenti di cambio, ecc.
Imprese di servizi monetari che offrono soluzioni per il trasferimento di denaro, il cambio di valuta estera o l’emissione e la gestione di mezzi di pagamento.
Organizzazioni non finanziarie designate: casinò, agenzie immobiliari, concessionari di auto di lusso, notai, ecc.
Fornitori di servizi: avvocati, commercialisti che potrebbero facilitare la creazione di strutture aziendali o transazioni che potrebbero nascondere la reale identità dei beneficiari.
Gestori di piattaforme di criptovalute
Fintech e neobanche

Va notato che la gamma di organizzazioni coperte da questi obblighi è in continua espansione, in quanto le autorità di regolamentazione cercano di colmare le lacune che consentirebbero ai criminali di trarre vantaggio dal sistema finanziario.

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Bonifica del KYC nel settore bancario: fasi e casi di studio

Immaginiamo una grande banca che opera su scala internazionale, chiamiamola Banca Globale X. In seguito alla scoperta di carenze nelle sue politiche LCB-FT, lancia una vasta campagna di bonifica KYC.

La campagna :

Identificazione delle lacune: il team di conformità identifica che i documenti di alcuni clienti non sono stati aggiornati da diversi anni, con il rischio di non conformità.
Notifica ai clienti: I responsabili delle relazioni con i clienti contattano i clienti interessati, spiegando che l’aggiornamento delle loro informazioni è necessario per conformarsi alle nuove direttive LCB-FT.
Raccolta di informazioni: I clienti sono invitati a presentare documenti aggiornati che attestino la loro identità, l’indirizzo, lo status professionale e, per le persone giuridiche, l’effettiva struttura beneficiaria.
Convalida e controlli: gli analisti KYC esaminano i documenti presentati, effettuano ulteriori controlli se necessario e aggiornano i profili dei clienti nel database della banca.
Azione correttiva: se durante la campagna vengono rilevate attività sospette, vengono avviate ulteriori indagini e, se necessario, vengono inviate segnalazioni alle autorità di regolamentazione.

Regolamenti LCB-FT e rimedio KYC

Aggiornamento sull'articolo R561-12 del Codice civile e finanziario francese

L’articolo R561-12 del Codice monetario e finanziario stabilisce le misure che gli enti dichiaranti devono adottare in termini di Know Your Customer (KYC), al fine di far parte del sistema antiriciclaggio e di lotta al finanziamento del terrorismo (LCB-FT).

In sostanza, questo articolo afferma che :

Prima di stabilire una relazione commerciale, le entità interessate devono raccogliere e analizzare le informazioni necessarie per comprendere lo scopo e la natura della partnership commerciale. Ciò significa che dovete cercare attivamente prove che vi forniscano un profilo affidabile dei vostri clienti prima ancora di iniziare a fare affari con loro.
Nel corso della relazione con il cliente, queste stesse entità devono non solo raccogliere ma anche aggiornare e analizzare le informazioni per mantenere una conoscenza adeguata e aggiornata dei loro clienti. Ciò comporta una rivalutazione periodica per adeguarsi a eventuali cambiamenti nella situazione del cliente che possono influire sul grado di rischio associato alla partnership commerciale.

L’articolo stabilisce inoltre che la natura e la portata delle informazioni raccolte, la frequenza con cui vengono aggiornate e l’ambito delle analisi effettuate devono essere proporzionati al rischio di LCB-FT associato a ciascuna relazione d’affari. In concreto, se si stabilisce che la partnership commerciale presenta un rischio elevato, saranno necessari un monitoraggio più intenso e aggiornamenti più frequenti.

Infine, l’articolo richiede che le entità siano in grado di dimostrare alle autorità di vigilanza l’effettiva applicazione di queste misure e la loro adeguatezza al livello di rischio rappresentato dalla partnership. È quindi essenziale documentare rigorosamente tutte le azioni di bonifica KYC intraprese.

La 5ª e la 6ª direttiva del regolamento LCB-FT

La quinta e la sesta direttiva LCB-FT mirano a perfezionare il quadro normativo europeo aggiungendo requisiti più severi. Che impatto ha questo rafforzamento delle misure esistenti sui processi di bonifica di KYC?

La quinta direttiva (AMLD5) ha esteso l’ambito di regolamentazione dell’LCB-FT agli operatori del mercato dei criptovalori. Ha inoltre permesso di intensificare le misure di verifica per i clienti provenienti da Paesi considerati ad alto rischio e per le transazioni insolite. Infine, l’obbligo per ogni Stato membro dell’UE di creare e aggiornare un’unica lista di PEP (Persone Esposte Politicamente) ha reso necessaria la raccolta di informazioni aggiuntive sull’origine dei fondi e sulla presenza di relazioni commerciali durante una campagna di bonifica KYC.
La sesta direttiva (AMLD6) ha aumentato la severità delle sanzioni penali per le violazioni delle norme LCB-FT e ha stabilito un elenco di 22 reati presupposto per unificare la comprensione del riciclaggio di denaro all’interno dell’UE.

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Quali informazioni devono essere raccolte per la bonifica di KYC?

Durante una campagna di bonifica KYC, le società interessate devono raccogliere una serie di documenti di supporto pertinenti che consentano di autenticare l’identità dei clienti e di valutare i rischi LCB-FT associati. Queste informazioni variano a seconda del tipo di cliente: persona fisica o giuridica.

Individui

Per le persone fisiche, i dati tipicamente richiesti sono i seguenti:

Identità completa: cognome, nome, data e luogo di nascita.
Documenti d'identità: copie di documenti ufficiali validi, come carta d'identità, passaporto o patente di guida.
Indirizzo di residenza: prova dell'indirizzo attuale, ad esempio una bolletta recente o un avviso di pagamento delle tasse.
Occupazione e attività economica: informazioni sul lavoro, sulla posizione occupata e sulla fonte di reddito.
Scopo e natura della partnership commerciale: descrizione delle ragioni per cui il cliente desidera instaurare o mantenere il rapporto commerciale.
Informazioni finanziarie: dichiarazioni sull'origine dei fondi e delle attività e sul profilo di transazione previsto dal cliente.
Stato PEP: se il cliente o un membro della sua famiglia stretta o una persona nota strettamente associata a lui è una Persona Esposta Politicamente.

Persone giuridiche

Per le persone giuridiche, i dati richiesti sono più complessi e comprendono:

dentificazione dell'azienda: nome, forma giuridica, indirizzo della sede legale e registro delle imprese.
Documenti legali: Statuto della società, estratto Kbis recente o equivalente a seconda del paese di origine.
Struttura proprietaria e di controllo: identificazione degli azionisti o soci significativi (che generalmente detengono più del 10-25% del capitale o dei diritti di voto) e dei titolari effettivi.
Cariche sociali: elenco delle cariche sociali e delle persone autorizzate a impegnare la società.
Attività commerciale: descrizione della principale attività commerciale, delle fonti di finanziamento e dei flussi di cassa previsti.
Informazioni sulla regolamentazione e sulla conformità: licenze, accreditamenti o regolamenti specifici del settore e del campo di attività dell'azienda.
Reputazione e comportamento: informazioni pubbliche o provenienti da banche dati che potrebbero indicare potenziali rischi per la reputazione o collegamenti con attività illegali.

Per ciascuno di questi clienti possono essere richieste anche misure di due diligence approfondite, a seconda del livello di rischio percepito o delle particolarità del caso, come il volume e la natura delle transazioni, i paesi di operatività o le affiliazioni con enti pubblici.

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Netheos KYC Check: la soluzione per automatizzare le campagne di bonifica

Gli obblighi normativi non devono essere sinonimo di scarsa esperienza per l’utente. Per raggiungere questo obiettivo, è necessario mettere in atto processi fluidi per garantire che l’esperienza e la relazione con il cliente non vengano ostacolate.

La nostra soluzione Netheos KYC Check automatizza le campagne di bonifica KYC, permettendovi di concentrarvi su attività a maggior valore aggiunto.

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Valutare il livello di conformità

Identificare i documenti validi dei clienti nell'EDM (Electronic Document Management). Le nostre tecnologie combinano i dati disponibili nell'EDM e nel database. Controllano automaticamente tutti i documenti di supporto, in modo da poter individuare rapidamente i clienti che devono essere rettificati (clienti i cui documenti di supporto non sono conformi).
Lanciate la vostra campagna di bonifica KYC

Sulla base di questo targeting, il passo successivo è l'aggiornamento dei file non conformi. Il processo inizia con l'invio di un'e-mail o di un messaggio di testo al cliente, che può così presentare i nuovi documenti di supporto attraverso uno spazio online sicuro. Se necessario, continua con i promemoria automatici.
Industrializzare l'elaborazione manuale delle anomalie

Poiché è impossibile elaborare tutto automaticamente, il passo finale consiste nell'accelerare l'elaborazione manuale dei file che lo richiedono. La maggior parte di questi file può essere recuperata tramite la nostra interfaccia di back-office dedicata. La parte che non può essere recuperata può essere riaperta, cioè trattata come incompleta.

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Bonifica di KYC: definizione, sfide e soluzioni