Remédiation KYC : définition
La remédiation KYC, ou « Know Your Customer », réfère au processus par lequel une entreprise révise et met à jour l’ensemble des documents existants de ses clients pour s’assurer qu’elle possède les informations les plus actuelles et complètes en matière de vérification d’identité. Ce processus est crucial pour se conformer aux réglementations en vigueur et pour lutter efficacement contre les activités financières illégales, telles que le blanchiment d’argent ou le financement du terrorisme.
Quel est l’objectif de la remédiation KYC ?
L’objectif de la remédiation KYC est de s’assurer que les informations sur le client correspondent à la réalité actuelle et qu’elles respectent toutes les exigences réglementaires. Cela présente un double avantage : d’une part, cela permet de prévenir et limiter les risques associés à la fraude et au crime financier et, d’autre part, cela assure que les services financiers soient utilisés de manière transparente et responsable.
Pour les entreprises, mener une remédiation KYC efficace signifie aussi réduire leur exposition aux risques de sanctions, d’amendes ou de dommages à leur réputation qui pourraient découler du non-respect des réglementations. C’est donc une composante essentielle d’une gouvernance d’entreprise responsable et consciente des risques que comportent les transactions financières modernes.
Qui est concerné par la remédiation KYC ?
Tous les établissements professionnels de secteurs concernés par le processus KYC doivent également mettre en place des campagnes de remédiation afin de mettre à jour les dossiers de leurs clients. Ainsi, cela concerne :
- Les institutions financières : banques, assurances, sociétés de gestions d’actifs, courtiers en valeurs mobilières…
- Les établissements de services monétaires offrant des solutions de transfert d’argent, de change ou d’émission et de gestion de moyens de paiement
- Les organismes non financiers désignés : casinos, agents immobiliers, concessionnaires de véhicules de luxe, les notaires…
- Les prestataires de services : avocats, comptables qui pourraient faciliter la création de structures d’entreprises ou des transactions pouvant masquer l’identité réelle des bénéficiaires
- Les opérateurs de plateformes de cryptomonnaies
- Les fintechs et les néobanques
À noter que le champ des organismes concernés par ces obligations ne cesse de s’élargir à mesure que les régulateurs cherchent à combler les failles qui permettraient aux criminels de profiter du système financier.
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Remédiation KYC en banque : étapes et cas concret
Imaginez une grande banque opérant à l’échelle internationale, désignons-la sous le nom de Banque Globale X. Suite à la découverte de déficiences dans ses politiques LCB-FT, elle lance une vaste campagne de remédiation KYC.
Déroulement de la campagne :
- Identification des lacunes : L’équipe de conformité identifie que les documents de certains clients n’ont pas été mis à jour depuis plusieurs années, ce qui pose un risque de non-conformité.
- Notification des clients : Les gestionnaires de relation client contactent les clients concernés, leur expliquant que mettre à jour leurs informations est nécessaire pour se conformer aux nouvelles directives LCB-FT.
- Collecte des informations : Les clients sont invités à soumettre des documents actualisés prouvant leur identité, adresse, statut professionnel, et pour les personnes morales, la structure bénéficiaire effective.
- Validation et contrôles : Les analystes KYC examinent les documents soumis, réalisent des vérifications supplémentaires si nécessaire, et mettent à jour les profils des clients dans la base de données de la banque.
- Actions correctives : Si des activités suspectes sont détectées durant la campagne, des enquêtes supplémentaires sont lancées et, le cas échéant, des rapports sont transmis aux autorités de régulation.
Réglementation LCB-FT et remédiation KYC
Le point sur l’article R561-12 du code civil et financier
L’article R561-12 du Code monétaire et financier précise les mesures que les entités assujetties doivent prendre en matière de connaissance du client (KYC), pour s’inscrire dans le dispositif de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme (LCB-FT).
En substance, cet article établit que :
- Avant d’établir une relation d’affaires, les entités concernées doivent recueillir et analyser les informations nécessaires à la compréhension de l’objet et de la nature de ce partenariat commercial. Cela signifie que vous devez activement rechercher des éléments susceptibles de dresser un profil fiable de vos clients avant même de commencer à faire des affaires avec eux.
- Durant toute la durée de la relation avec le client, ces mêmes entités doivent non seulement recueillir mais également mettre à jour et analyser les informations pour maintenir une connaissance adéquate et actuelle de leurs clients. Cela implique une réévaluation périodique pour s’adapter à tout changement dans les circonstances du client qui pourrait affecter le degré de risque lié au partenariat commercial.
L’article stipule en outre que la nature et l’étendue des informations recueillies, la fréquence de leur mise à jour et l’ampleur des analyses réalisées doivent être proportionnelles au risque LCB-FT associé à chaque relation d’affaires. De manière concrète, si vous établissez que le partenariat commercial pose un risque élevé, alors une surveillance plus intensive et des mises à jour plus fréquentes seront requises.
Enfin, l’article exige que les entités soient en mesure de démontrer aux autorités de contrôle l’application effective de ces mesures et leur adéquation avec le niveau de risque que le partenariat représente. Il est donc essentiel que vous documentiez rigoureusement toutes les actions de remédiation KYC que vous entreprenez.
Les 5ème et 6ème directive de la réglementation LCB-FT
La 5ème et la 6ème directives LCB-FT visent à affiner le cadre réglementaire européen en y ajoutant des exigences plus strictes. Quel impact ce renforcement des mesures déjà en vigueur a sur les processus de remédiation KYC ?
- La 5ème directive (AMLD5) a élargi la portée réglementaire de la LCB-FT pour inclure les acteurs du marché des cryptoactifs. Elle a par ailleurs permis d’intensifier les mesures de vérification pour les clients issus de pays jugés à haut risque ainsi que pour les transactions inhabituelles. Enfin, l’obligation de création et de mise à jour d’une liste unique des PPE (Personnes Politiquement Exposées) par chaque Etat membre de l’UE a imposé la collecte d’informations supplémentaires sur l’origine des fonds et la présence de relations d’affaires lors d’une campagne de remédiation KYC.
- La 6ème directive (AMLD6) a augmenté la sévérité des sanctions pénales en cas de manquements à la réglementation LCB-FT et a établi une liste de 22 infractions principales pour unifier la compréhension du blanchiment de capitaux au sein de l’UE.
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Quelles informations recueillir pour de la remédiation KYC ?
Lors d’une campagne de remédiation KYC, les entreprises concernées doivent collecter un ensemble de pièces justificatives pertinentes qui permettront d’authentifier l’identité des clients et d’évaluer les risques LCB-FT associés. Ces informations varient en fonction du type de client : personne physique ou morale.
Personnes physiques
Pour les personnes physiques, les données typiquement requises sont les suivantes :
- Identité complète : Nom, prénoms, date et lieu de naissance.
- Documents d’identité : Copies de documents officiels valides, tels que carte d'identité, passeport ou permis de conduire.
- Adresse de résidence : Preuve du domicile actuel comme une facture de services publics récente ou un avis d'imposition.
- Profession et activité économique : Informations sur l'emploi, le poste occupé, et la source des revenus.
- Objectif et nature du partenariat commercial : Description des raisons pour lesquelles le client souhaite établir ou maintenir le lien commercial.
- Information financière : Déclarations sur l’origine des fonds et des actifs, ainsi que sur le profil transactionnel attendu du client.
- Statut PPE : Si le client ou un membre de sa famille immédiate ou une personne connue lui étant étroitement associée est une Personne Politiquement Exposée.
Personnes morales
Pour les personnes morales, les données requises sont plus complexes et comprennent :
- dentification de la société: Nom, forme juridique, adresse du siège social, et registre de commerce.
- Documents juridiques : Statuts de la société, extrait Kbis récent ou équivalent selon le pays d'origine.
- Structure de propriété et de contrôle : Identification des actionnaires ou associés significatifs (généralement détenant plus de 10 à 25% du capital ou des droits de vote) et des bénéficiaires effectifs.
- Dirigeants de l'entreprise : Liste des dirigeants et personnes habilitées à l’engager.
- Activité de l'entreprise : Description de l'activité principale, sources de financement et flux financiers attendus.
- Informations sur la réglementation et la conformité : Licences, accréditations ou régulations spécifiques à l'industrie et au domaine d'activité de la société.
- Réputation et comportement : Informations publiques ou issues de bases de données qui pourraient indiquer des risques potentiels de réputation ou des liens avec des activités illégales.
Pour chacun de ces clients, des mesures de diligence approfondie peuvent également être exigées en fonction du niveau de risque perçu ou des particularités du cas, comme le volume et la nature des transactions, les pays d’opération ou les affiliations avec des entités publiques.
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Netheos KYC Check : la solution pour automatiser ses campagnes de remédiation
Obligation réglementaire ne doit pas être synonyme de mauvais parcours utilisateur. Pour cela, il convient de mettre en place des processus fluides afin de ne pas entraver l’expérience et la relation client.
Notre solution Netheos KYC Check automatise vos campagnes de remédiation KYC, permettant de vous concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée.
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De coûts de traitement.
28 jours
Durée moyenne d’une campagne de remédiation.
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Des dossiers automatiquement complets et conformes.
Notre solution est accessible via tous les supports (ordinateurs, mobiles, tablettes). Le processus est réalisé intégralement en ligne et s’effectue en 3 étapes simples et rapides :
-
Évaluez votre niveau de conformité
Identifiez les justificatifs clients valides en GED (Gestion Électronique des Documents). Nos technologies croisent les données disponibles en GED et en base. Elles contrôlent automatiquement l’ensemble des justificatifs ce qui permet de cibler rapidement les clients à remédier (client dont les justificatifs ne sont pas conformes).
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Lancez votre campagne de remédiation KYC
Sur la base de ce ciblage, l’étape suivante consiste à mettre à jour les dossiers non conformes. Cette dernière démarre par l’envoi d’un e-mail ou SMS au client, leur permettant de soumettre leurs nouveaux justificatifs via un espace en ligne sécurisé. Elle se poursuit par des relances automatiques si nécessaire.
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Industrialisez le traitement manuel des anomalies
Parce qu’il est impossible de tout traiter automatiquement, la dernière étape consiste à accélérer le traitement manuel des dossiers qui le nécessitent. La majorité de ces dossiers peuvent être rattrapés via notre interface dédiée au back-office. La part non rattrapable pourra quant à elle être rouverte, soit traitée comme non complétée.
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