Tutto quello che c’è da sapere sul KYC

KYC: definizione e importanza per la vostra azienda nel 2023

Probabilmente avrete sentito parlare di KYC, l’abbreviazione di Know Your Customer. Ma cosa significa esattamente? Per le banche e gli istituti finanziari si tratta di un obbligo di legge che devono rispettare. Si tratta di un processo che consente di identificare i clienti e di garantire che i loro servizi non vengano utilizzati per scopi illegali. Secondo uno studio della Banca Mondiale (2019), il KYC è un mezzo fondamentale per combattere le frodi e il riciclaggio di denaro. È uno dei principali strumenti dell’LCB-FT, o “Lotta al riciclaggio di denaro e al finanziamento del terrorismo”. Le banche e le istituzioni del settore finanziario che non rispettano i requisiti normativi rischiano sanzioni fino a 5 milioni di euro. Nel 2020, le banche e le istituzioni monetarie di tutto il mondo sono state multate per circa 20 miliardi di euro per non aver rispettato le norme sulla conoscenza dei clienti. Il KYC è quindi un elemento essenziale per le banche e gli istituti finanziari bancari. Ma quali sono i suoi principali vantaggi? In che modo questa procedura può aiutare la vostra azienda a rispettare le normative? Infine, come possono le tecnologie di intelligenza artificiale aiutarvi a migliorare i vostri processi e a costruire un rapporto di fiducia con i vostri clienti?

Definizione di KYC (Know Your Customer)

Che cos'è il KYC?

KYC (Know YourCustomer) è il nome dato al processo utilizzato per verificare l’identità dei clienti di un’azienda. Spesso associato alle normative bancarie, è ampiamente utilizzato da aziende di tutte le dimensioni per garantire la probità e l’integrità dei propri clienti, al fine di rispettare le leggi anticorruzione. Il KYC è anche uno strumento fondamentale per prevenire ilfurto di identità, la frode fiscale, il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo.

Questo processo comporta generalmente la raccolta e l’analisi dei dati, la verifica di elenchi (come quelli delle persone politicamente esposte), l’analisi del comportamento e delle transazioni e altri metodi per verificare l’identità e la storia dei clienti. Le aziende utilizzano il KYC per proteggere se stesse e i propri clienti dai rischi associati alle attività criminali.

I diversi tipi di KYC

Esistono 3 tipi di KYC, che possono essere classificati in base allo scopo della verifica:

Documentale: l’obiettivo è verificare i documenti giustificativi forniti dal cliente per assicurarsi che siano autentici e aggiornati. Questi documenti possono includere documenti d’identità, dichiarazioni dei redditi ed estratti conto bancari.
Dati: si tratta di verificare le informazioni personali fornite dal cliente per assicurarsi che siano accurate e aggiornate. Ciò può includere dettagli quali nome, indirizzo, numero di telefono e indirizzo e-mail.
Background: Come suggerisce il nome, si tratta di verificare il loro background per assicurarsi che non siano coinvolti in pratiche illegali o che possano danneggiare gli interessi dell’azienda.

Inoltre, sempre più istituti finanziari utilizzano tecnologie come OCR (Optical Character Recognition), RPA (Robotic Process Automation) e AI (Artificial Intelligence) per migliorare i controlli di sicurezza KYC. L’implementazione di queste soluzioni significa che le informazioni e le prove documentali fornite dai consumatori possono essere verificate in modo più rapido ed efficiente, accelerando il processo. Inoltre, alcune aziende hanno implementato sistemi automatizzati per ridurre il rischio complessivo.

Quali sono le differenze tra KYC, KYB e KYT?

Sebbene questi tre processi siano molto simili, la loro funzionalità è diversa. Diamo quindi un’occhiata più da vicino a ciò che hanno da offrire.

Definizione di KYB (Know Your Business)

KYB permette di identificare aziende e fornitori e di monitorare le loro attività. Viene utilizzato principalmente per verificare che si tratti di entità commerciali legittime e che rispettino le leggi e i regolamenti che disciplinano il loro settore di attività prima di stabilire un rapporto economico o contrattuale con loro. Si tratta della cosiddetta“due diligence” o “legal audit”. L’obiettivo è quello di comprendere la reale situazione dell’azienda o della persona interessata e di assicurarsi con certezza che non abbia commesso o non stia commettendo alcun reato, né abbia intenzione di farlo. La due diligence viene utilizzata in particolare nelle transazioni commerciali B2B, nonché nelle acquisizioni e nelle fusioni.

Definizione di KYT (Know Your Transaction)

Il KYT consente alle aziende di monitorare le proprie transazioni e di individuare frodi e riciclaggio di denaro. È ampiamente utilizzato dalle banche e da altre istituzioni monetarie.

Differenze tra KYC, KYB e KYT

Mentre l’obiettivo primario del 3 è quello di aiutare le imprese a rispettare le norme e la legislazione sulla lotta al finanziamento del terrorismo, al riciclaggio di denaro e alla frode fiscale, lo scopo e l’intenzione della procedura di identificazione sono diversi. Il KYC viene utilizzato principalmente per identificare i clienti di un’azienda, il KYB per verificare l’identità di aziende e fornitori e il KYT per monitorare i movimenti di valuta.

Inoltre, i 3 sono governati da autorità diverse. Il KYC è regolato dalla legislazione europea e francese, il KYB è regolato dall’OCR (Office of the Comptroller of the Currency) e il KYT è regolato dalla RPA (Responsible Payment Authority).

Infine, KYC, KYB e KYT si basano tutti su tecnologie diverse. Il primo è generalmente basato sulle tecnologie di identificazione del cliente (CID), come OCR, RPA, il KYB si basa su tecnologie di gestione dei dati come l’analisi dei dati e, infine, l’analisi dei dati. KYT si basa generalmente su tecnologie di monitoraggio delle transazioni monetarie, come l’analisi del rischio.

Perché il KYC è importante nella finanza?

KYC: un obbligo legale per banche e istituzioni finanziarie

Il KYC è un processo che consente alle banche e alle altre istituzioni finanziarie di verificare e autenticare l’identità delle persone con cui entrano in contatto. Conosciuta anche come due diligence, si tratta di un obbligo legale, ma anche di uno strumento prezioso per ridurre il rischio di frode. Il KYC è definito dal Codice monetario e finanziario francese, che impone agli istituti finanziari di dotarsi degli strumenti necessari per raccogliere e verificare le informazioni di identificazione personale dei clienti. A tal fine, gli istituti finanziari devono ottenere informazioni quali nome, indirizzo, numero di telefono, data di nascita e numero del documento d’identità. Devono inoltre verificarne l’accuratezza utilizzando tecnologie come l’OCR (Optical Character Recognition) e l’AI (Artificial Intelligence). Il KYC può anche includere procedure aggiuntive come l’ispezione dei documenti di supporto forniti dal cliente e delle storie bancarie e professionali. Una volta identificati correttamente, gli istituti finanziari possono valutare se vogliono stabilire o mantenere una relazione commerciale con loro.

Sanzioni per la non conformità alle norme KYC

Le istituzioni monetarie sono tenute a rispettare le leggi e i regolamenti in vigore. La mancata osservanza di queste regole può comportare sanzioni, tra cui multe e reclusione. In Francia, il mancato rispetto delle norme KYC può comportare multe fino a 5 milioni di euro e pene detentive fino a 5 anni. Le società finanziarie sono inoltre tenute a segnalare qualsiasi attività sospetta all’autorità competente. In caso contrario, possono essere comminate multe e pene detentive. In Francia, ad esempio, il mancato rispetto degli obblighi di rendicontazione può comportare multe fino a 1 milione di euro e pene detentive fino a 3 anni.

I vantaggi del KYC nella lotta al riciclaggio di denaro

Il KYC è uno strumento essenziale per la conformità all’LCB-FT, che consente alle istituzioni finanziarie di conoscere meglio i propri clienti e di individuare più rapidamente le transazioni illecite. È inoltre particolarmente utile per gestire i rischi associati alle nuove tecnologie (deepface, deepvoice, ecc.). Questo sistema offre alle società finanziarie un maggiore controllo sulle loro azioni e garantisce la conformità alle normative antiriciclaggio. Infine, è anche uno strumento prezioso per proteggere i dati personali dei clienti e garantirne la riservatezza. Ad esempio, consente a un gruppo bancario o a un’azienda di verificare che i clienti siano quelli che dicono di essere e di garantire che le loro informazioni personali non vengano rubate o utilizzate in modo improprio.

Obblighi legali legati al KYC

Quando è richiesto il KYC?

È necessario quando un cliente inizia una relazione commerciale con un’azienda o un gruppo. Questo obbligo si applica anche quando il cliente desidera effettuare trasferimenti di denaro su larga scala, come trasferimenti bancari internazionali o movimenti di valuta. Inoltre, alcune aziende possono essere obbligate a implementarlo se sospettano attività fraudolente o illecite.

Chi è interessato al KYC?

Si applica a tutte le persone fisiche e giuridiche che interagiscono con le istituzioni finanziarie, compresi individui, grandi gruppi, istituzioni finanziarie ed enti governativi. In alcuni casi, può essere applicata anche a entità non finanziarie, come società immobiliari, studi legali e società di servizi.

I diversi settori interessati dalle regole KYC

I principali settori interessati da questa misura sono i servizi bancari e finanziari, le assicurazioni, i cambi, i servizi di pagamento, le carte di credito e le transazioni online. Le strutture professionali che forniscono questi servizi devono garantire che i loro clienti siano correttamente identificati e che forniscano i documenti necessari per confermare la loro identità.

Quali sono i vincoli legali per queste organizzazioni?

Le organizzazioni interessate sono tenute a rispettare gli standard KYC in vigore nel proprio Paese e ad adottare misure per garantire la corretta identificazione dei clienti e la verifica dei loro dati. Infatti, la quarta direttiva europea, recepita nel Codice monetario e finanziario (CMF) con l’ordinanza del 1° dicembre 2016, richiede in particolare:

Identificare e verificare l’identità dei clienti e dei loro beneficiari effettivi.
L’attuazione di misure di due diligence fin dall’inizio del rapporto commerciale tra le due parti

Questa direttiva rafforza anche le direttive precedenti per adattarsi agli sviluppi del mercato e ai progressi tecnologici nella lotta contro le frodi.

I settori interessati dal KYC devono inoltre implementare sistemi di monitoraggio delle attività dei propri consumatori per individuare potenziali rischi.

In Europa, deve garantire che i suoi processi di identificazione siano conformi alle varie legislazioni in vigore. Ciò comporta la raccolta e la conservazione di file di identificazione e di informazioni personali sui propri clienti, in modo da poterli identificare e verificare. Può anche utilizzare tecnologie come il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e l’intelligenza artificiale per automatizzare i processi.

Inoltre, le aziende devono assicurarsi che le loro procedure siano aggiornate con le modifiche legislative e regolamentari. Devono inoltre introdurre politiche e procedure per garantire il rispetto delle regole e prevenire qualsiasi forma di violazione. Infine, gli istituti professionali devono comunicare chiaramente le loro politiche KYC ai clienti e assicurarsi che questi ultimi comprendano i loro obblighi e le loro responsabilità.

Quali sono le fasi di esecuzione di un KYC?

Fase 1: raccolta dei dati

Il primo passo consiste nel raccogliere informazioni sul cliente. Questi possono includere documenti d’identità come carte d’identità o passaporti, nonché prove di residenza ed estratti conto bancari. È inoltre importante conoscere il tipo di rapporto professionale che si ha con i clienti e la natura dell’attività commerciale. Queste informazioni possono essere raccolte attraverso questionari, interviste o sistemi automatizzati come il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e l’automazione robotica dei processi (RPA).

Fase 2: Verifica delle informazioni

Una volta raccolti, è necessario controllarli. Ciò significa confrontare le informazioni personali fornite dal cliente con quelle contenute nelle banche dati pubbliche e private disponibili. Ad esempio, è possibile verificare se il nome e l’indirizzo di un cliente corrispondono a quelli della sua NIC. È inoltre possibile verificare se sono presenti in sanzioni o liste nere o se il loro nome compare in qualche registro pubblico. Il controllo dei dati può essere effettuato manualmente o automaticamente utilizzando strumenti di analisi dei dati basati su tecnologie di intelligenza artificiale. Che sia effettuata di persona (KYC) o a distanza (eKYC), questa fase è nota come Customer Due Diligence (CDD).

Fase 3: analisi del rischio

Una volta raccolti e verificati i dati, è necessario analizzare i rischi associati alle relazioni d’affari, contrattuali o commerciali. Ciò significa determinare se la società è probabilmente coinvolta in attività illegali, come la frode fiscale. A tal fine, è necessario esaminare la natura della relazione, il profilo del cliente e il tipo di attività commerciale. Dovrete inoltre tenere conto di fattori specifici del Paese, come le leggi e le normative locali, e di fattori specifici del settore, come gli standard di conformità. Una volta identificati i rischi potenziali, è necessario decidere se mantenere o meno il rapporto d’affari.

Il KYC è un processo complesso e lungo che richiede molto tempo e impegno. Tuttavia, implementando procedure adeguate, una banca può migliorare la propria conformità e proteggere le proprie relazioni commerciali. In Francia e in Europa, questa misura è obbligatoria per le aziende soggette alle normative antiriciclaggio. Implementando una strategia efficace di identificazione dei clienti e rispettando gli standard di conformità, possono proteggere la loro attività e ridurre il rischio di frode.

Quali documenti sono necessari per il KYC?

Documenti richiesti per gli individui (KYC)

Per le persone fisiche, le pratiche e i documenti da fornire variano da Paese a Paese. Nella maggior parte dei casi, i titolari dei conti devono fornire una prova di identità e di residenza. Può trattarsi di un documento d’identità nazionale o straniero (CNI), di un passaporto, di un permesso di soggiorno, di una patente di guida o di qualsiasi altro documento riconosciuto dalla legge. Possono essere richieste ulteriori prove per certificare la fonte dei fondi o per altri motivi.

Documenti necessari per le aziende (KYB)

Nell’ambito di un processo KYB, a un’azienda o a un gruppo può essere richiesto di fornire ulteriori file. Di solito si tratta di copie degli statuti legali, dei certificati di registrazione, dei certificati fiscali, dei moduli di dichiarazione dei redditi, dei contratti commerciali e dei bilanci. Possono inoltre fornire ulteriori informazioni sui proprietari, gli amministratori e i principali azionisti.

Come devono essere forniti i documenti?

Il KYC può essere effettuato di persona (ad esempio in una filiale) o online. Quest’ultimo è noto come eKYC. A seconda del processo scelto, il formato può essere cartaceo o digitale. Per verificare l’accuratezza dei dati, gli istituti professionali utilizzano tecnologie come il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e l’automazione robotica dei processi (RPA). Questi strumenti digitali possono analizzare ed estrarre informazioni precise, indipendentemente dal formato utilizzato. La tecnologia OCR può essere utilizzata anche per convertire le prove cartacee in formato digitale, facilitando l’elaborazione dei dati.

Vantaggi e svantaggi del KYC

I vantaggi del KYC

Ecco solo alcuni dei vantaggi:

Consente di soddisfare i requisiti legali in termini di conoscenza del cliente.
Consente alle aziende di comprendere meglio i propri clienti e di costruire un rapporto di fiducia.
Offre una maggiore sicurezza per le transazioni monetarie.
Aiuta a prevenire il rischio di non conformità alle norme LCB-FT.
Consente alle aziende di raccogliere dati sui propri clienti e di utilizzarli per migliorare i propri servizi.
Può essere eseguita utilizzando tecnologie come OCR, RPA e AI, semplificando e velocizzando il processo.

Gli svantaggi del KYC

Ecco alcuni dei suoi principali punti deboli:

L’implementazione può essere costosa e richiedere molto tempo.
Per alcune aziende può essere difficile raccogliere i documenti e i dati di supporto necessari.
Può rendere l’esperienza dell’utente (UX) lunga e noiosa e quindi diventare una fonte di frustrazione per gli utenti, che devono fornire molte prove.

Come si possono massimizzare i benefici e minimizzare gli svantaggi?

Per sfruttare al meglio la procedura KYC e minimizzarne gli svantaggi, è importante adottare un approccio strategico. Ecco alcuni consigli che vi aiuteranno a sfruttarlo al meglio:

Utilizzare strumenti tecnologici per automatizzare e velocizzare il processo.
Assicuratevi che i vostri dipendenti siano adeguatamente formati.
Conservare un registro dei dati e dei file raccolti per facilitare i controlli successivi.
Tenere conto delle normative locali e internazionali, in particolare quelle relative all’LCB-FT e al finanziamento del terrorismo.
Comunicate chiaramente con i vostri clienti per spiegare il processo.

KYC e onboarding dei clienti

L’onboarding del cliente è la prima fase del processo KYC. Utilizzata in un’ampia gamma di settori, tra cui quello finanziario e immobiliare, la sua digitalizzazione ha permesso di verificare più rapidamente l’identità e i documenti di supporto dei potenziali clienti, garantendo al contempo un’esperienza d’uso più agevole. Le tecnologie di intelligenza artificiale (AI), ad esempio, hanno permesso alle aziende di automatizzare le procedure KYC necessarie per aprire un conto bancario o affittare un appartamento, verificando l’identità degli utenti e l’autenticità dei loro documenti di supporto in modo più semplice e rapido. Grazie a queste tecnologie, possono ora effettuare analisi approfondite e in tempo reale di documenti come carte d’identità, passaporti e patenti di guida. Infine, queste tecnologie di intelligenza artificiale sono in grado di rilevare diversi tipi di frode , garantendo una migliore conformità ai vari requisiti normativi.

KYC e conformità normativa

Il KYC è un processo fondamentale per garantire che le istituzioni finanziarie rispettino le normative antiriciclaggio e di lotta al finanziamento del terrorismo (LCB-FT). In questo contesto, è uno strumento essenziale per identificare e autenticare i clienti, oltre che per monitorare i loro scambi monetari. Ai fini della conformità normativa, le aziende devono assicurarsi che sia sufficientemente robusto per combattere le frodi. Ad esempio, l’archiviazione con valore probatorio è una soluzione efficace per prevenire le pratiche fraudolente. Si tratta di registrare e conservare prove documentali e informazioni a scopo di controllo e di prova. Inoltre, le aziende possono implementare soluzioni di rilevamento delle frodi basate sull’intelligenza artificiale e su algoritmi in grado di analizzare i dati dei clienti in modo rapido ed efficiente. In breve, la conformità normativa del processo è essenziale nella lotta contro le frodi. Quali altri strumenti possono essere utilizzati per rafforzare il KYC?