Votre entreprise traite un grand nombre d’e-dossiers et vous cherchez à optimiser ce processus ? L’automatisation de la vérification des pièces justificatives peut être la solution dont vous avez besoin. En effet, grâce à l’IA, cette tâche fastidieuse peut être réalisée de manière efficace, rapide et complètement sécurisée.
En automatisant cette procédure chronophage, vous pouvez réduire considérablement le temps nécessaire pour traiter chaque dossier, tout en améliorant la précision des résultats. Selon une étude conduite par Forbes, automatiser la procédure peut réduire de près de 90 % le temps nécessaire pour vérifier les documents.
De plus, l’automatisation de la vérification des pièces justificatives permet de mieux se conformer à la réglementation liée au KYC (Know Your Customer). En délégant la procédure à une machine, vous réduisez considérablement le risque d’erreur et les tentatives de fraudes documentaires. Vous vous assurez ainsi que votre entreprise respecte les normes de conformité et de lutte contre le blanchiment d’argent (LBC-FT).
Mais comment cela fonctionne-t-il exactement ? Est-ce adapté à votre secteur d’activité ?
Qu'est-ce que la vérification automatisée de pièces justificatives ?
Qu'est-ce qu'une pièce justificative ?
Il s’agit de l’ensemble des documents qui permettent de prouver l’identité et les informations fournies par un client. Ces preuves peuvent être diverses, tels que des passeports, des cartes d’identité, des factures, des relevés bancaires, des fiches de paie, etc. Elles sont utilisées dans de nombreux secteurs, notamment dans les services financiers, l’assurance, l’immobilier, etc.
Pourquoi automatiser la vérification de pièces justificatives ? Cas pratiques : banque et immobilier
La vérification manuelle de ces preuves peut être fastidieuse et prendre beaucoup de temps. De plus, elle peut être source d’erreurs humaines. L’automatisation de ce processus permet de gagner du temps et d’améliorer les contrôles effectués.
Dans le cas de la banque, la vérification de l’identité des clients comme celle de leurs documents personnels est une obligation légale connue sous le nom de KYC (Know Your Customer). L’automatisation de la vérification de ces preuves permet alors de simplifier le parcours client en ligne. Dans le cas de l’immobilier, elle permet de simplifier le processus de location ou d’achat d’un bien immobilier. Lorsque le contrôle s’effectue en ligne, les clients peuvent fournir les photocopies sans avoir à se déplacer en agence. Les données sont alors traitées automatiquement et les contrôles sont effectués rapidement. Cela permet également de s’assurer de leur conformité afin de réduire les risques de fraude.
Vérification automatisée de pièces justificatives : Avantages et inconvénients
Quels sont les avantages du contrôle automatique des pièces justificatives ?
Avantages réglementaires
Automatiser la vérification des preuves documentaires permet de garantir la conformité aux réglementations en vigueur. En effet, ce processus permet de s’assurer que les documents fournis par les clients sont bien authentiques et valides et que ces derniers sont bien qui ils prétendent être. Ces contrôles sont d’autant plus importants pour se conformer aux normes KYC dans le cadre de la lutte contre la fraude et le blanchiment d’argent (LCB-FT)
Avantages opérationnels
D’un point de vue opérationnel, son industrialisation numérique permet de simplifier et de fluidifier le processus de vérification de l’identité des clients. Elle permet également de réduire considérablement le temps nécessaire au contrôle des documents, ce qui permet de traiter un plus grand nombre de dossiers en un temps record. De plus, elle permet de limiter les erreurs humaines, optimisant encore le traitement des dossiers.
Avantages financiers
Enfin, elle permet de réaliser des économies importantes pour l’entreprise. En effet, elle permet de réduire les coûts liés à la vérification manuelle des preuves documentaires, notamment en termes de main-d’œuvre. Elle permet également de réduire les risques de litiges avec les clients, ce qui peut avoir un impact positif sur la relation client.
Quels sont les principaux inconvénients de la vérification automatique des pièces justificatives ?
Malgré ses nombreux avantages, vérifier les fichiers personnels de manière automatique présente également quelques inconvénients qu’il convient de prendre en compte.
Tout d’abord, cette solution ne convient pas à tous les types de documents. Certains nécessitent une analyse plus fine, qui ne peut être réalisée que par un être humain. De plus, certains clients peuvent se sentir mal à l’aise à l’idée de confier à distance leurs données personnelles à une machine, ce qui peut avoir un impact négatif sur leur expérience utilisateur.
Enfin, il convient de souligner que ce processus ne garantit pas à 100% l’authenticité des documents. En effet, une personne mal intentionnée telle que les hackeurs modernes peut utiliser des outils technologiques de pointe pour déjouer la sécurité des systèmes informatiques. Ainsi, certains fichiers sont falsifiés de manière très sophistiquée, rendant leur détection difficile pour une machine.
Quels documents peuvent être vérifiés automatiquement ?
Si ce processus peut concerner une grande variété de preuves documentaires, les pièces les plus fréquemment vérifiées sont celles liées à l’identité du client, telles que la carte nationale d’identité, le passeport, le permis de conduire ou encore le titre de séjour.
Outre les papiers d’identité, les entreprises peuvent également automatiser la vérification de de preuves documentaires relatifs à la situation financière du client, tels que les relevés bancaires, les bulletins de salaire ou encore les avis d’imposition. Ces derniers sont particulièrement importants pour les entreprises du secteur de l’assurance ou de la finance, qui doivent s’assurer que leurs clients sont solvables et capables de rembourser leurs dettes.
Enfin, les contrôles automatiques peuvent également concerner des documents relatifs au domicile du client, tels que les factures d’eau, de gaz ou d’électricité, ainsi que les quittances de loyer ou les actes de propriété. Ces derniers permettent de vérifier l’adresse du client et de s’assurer qu’il réside bien à l’endroit indiqué.
Comment fonctionne la vérification automatisée de pièces justificatives ?
Vérification de documents : étapes et validation
Le processus électronique se déroule en 4 étapes et commence par le téléchargement des justificatifs par le prospect. La machine prend alors le relais pour vérifier :
- La qualité de l’image : Le document photocopié, par scanner ou par capture d’écran, doit être lisible et toutes les informations doivent être clairement visibles. Cette phase va donc s’assurer de contrôler la résolution de l’image, son niveau de flou et de bruit et enfin son niveau de luminosité et de contraste.
- Le type et la validité des documents transmis : Ils doivent être conformes aux exigences réglementaires et qu’ils sont valides. Ainsi, cette 2ème phase permet de s’assurer que les justificatifs transmis sont bien ceux qui sont attendus pour le traitement du dossier (Carte d’Identité Nationale (CNI), passeport, RIB, facture d’électricité…)
- La cohérence des données papier avec le dossier : Cette étape permet de s’assurer que les informations fournies par le client lors de la soumission du formulaire sont cohérentes avec les photocopies transmises. Ainsi, par exemple, son nom, prénom ou date de naissance doivent être similaires.
- L’authenticité des documents transmis : Pour cette dernière partie, l’utilisation d’outils technologiques permet de vérifier la validité des preuves documentaires et de s’assurer qu’elles n’ont pas été falsifiés.
À l’issue de ces 4 phases, si toutes les conditions ont été validées, l’e-dossier peut être transmis au service chargé de traiter la demande et son propriétaire peut apposer sa signature sur l’e-contrat.
Quels sont les outils nécessaires pour automatiser le processus ? Focus sur l'IA
L’automatisation de la vérification des justificatifs est rendue possible grâce à l’intégration de technologies avancées telles que l’Intelligence Artificielle (IA). L’IA permet de traiter de grandes quantités de données en peu de temps et d’effectuer des analyses précises et fiables.
Pour automatiser ce processus, il est nécessaire de disposer d’une solution logicielle qui intègre des algorithmes d’analyse d’image et de reconnaissance optique de caractères (OCR). Ce service, notamment proposé par Netheos, permet de capturer les informations contenues dans le document et de les comparer avec les informations fournies par le client.
La solution logicielle doit également être capable de traiter les données de manière sécurisée et confidentielle dans le respect de la réglementation sur la protection des données sur le web (RGPD). Par ailleurs, elles ne doivent être accessibles qu’aux membres autorisés de l’entreprise.
Enfin, la solution numérique d’IA doit être en mesure de fournir une UX de qualité. Les clients doivent être en mesure de soumettre leurs documents en ligne de manière simple et rapide, et de suivre l’état de leur dossier en temps réel.
Guide des meilleures solutions d'automatisation par secteur d'activité en 2023
Secteur bancaire et de l'assurance
Afin de se conformer aux exigences KYC (Know Your Customer) et LCB-FT (Lutte contre le Blanchiment de Capitaux et le Financement du Terrorisme), les banques et les compagnies d’assurance doivent vérifier l’identité de leurs clients en demandant des pièces justificatives lors de l’ouverture d’un compte bancaire ou la souscription à un service. Utiliser l’Intelligence Artificielle (IA) permet alors de traiter rapidement et de manière sécurisée les informations personnelles des clients. Elle permet également de détecter des anomalies dans les documents fournis, comme des falsifications.
Secteur de l'immobilier
Dans le domaine de l’immobilier, le contrôle des preuves documentaires est essentiel pour garantir la solvabilité des locataires. Cette tâche fastidieuse peut être automatisée grâce à l’emploi de logiciels dédiés. Ces derniers permettent de collecter et de vérifier rapidement les papiers officiels tels que les bulletins de salaire ou les avis d’imposition. De plus, en utilisant des algorithmes, ces logiciels peuvent évaluer la solvabilité des locataires en fonction de leur situation financière. Ainsi, les agences immobilières et les propriétaires peuvent gagner du temps tout en assurant un suivi rigoureux des dossiers de location.
Comparatif des meilleures solutions pour vérifier une pièce d'identité en 2023
La vérification des pièces d’identité est une étape cruciale dans de nombreux domaines d’activité. En 2023, de nombreuses entreprises proposent des solutions pour automatiser ce processus. Cependant, toutes ne se valent pas en termes d’efficacité et de fiabilité. Pour choisir la meilleure solution, il est important de prendre en compte plusieurs critères, tels que la rapidité de traitement, le taux de succès par document vérifié, la sécurité des données ou encore la compatibilité avec les exigences légales. Quelles sont les entreprises les plus performantes en matière de contrôle de pièces d’identité en 2023 ?
Pour en savoir plus :
