Tout savoir sur le KYC

KYC : Définition et importance pour votre entreprise en 2023

Vous avez sûrement entendu parler du KYC, l’abréviation anglaise pour Know Your Customer, ou « Connaissance du client » en français. Mais qu’est-ce que cela signifie exactement ? Pour les banques et les établissements financiers, c’est une obligation légale à laquelle ils doivent se conformer. Il s’agit d’un processus qui leur permet d’identifier leur client et de s’assurer que leurs prestations ne sont pas utilisées à des fins illégales. Selon une étude de la Banque Mondiale (2019), le KYC est un moyen fondamental pour lutter contre la fraude et le blanchiment d’argent. Il est l’un des principaux instruments de la LCB-FT, ou « Lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme ». Les banques et établissements du secteur financier qui ne se soumettent pas aux exigences réglementaires risquent des sanctions pouvant aller jusqu’à 5 millions d’euros. Ainsi, en 2020, des amendes s’élevant à environ 20 milliards d’euros ont été infligées à des banques et des institutions monétaires à travers le monde en raison de leur défaut de conformité aux règles de connaissance de leurs clients. Le KYC est donc un élément essentiel pour les banques et les établissements de la finance bancaire. Mais quels sont ses principaux avantages ? Comment cette procédure peut-elle aider votre société à se conformer à la réglementation ? Enfin, en quoi les technologies d’intelligence artificielle peuvent-elles vous aider à améliorer vos procédés et construire une relation de confiance avec votre clientèle ?

Définition du KYC (Know Your Customer)

Qu'est-ce que le KYC ?

Le KYC (Know Your Customer), ou « connaissance client » en français, est le nom donné au processus utilisé pour vérifier l’identité des clients d’une entreprise. Souvent associé à la réglementation bancaire, il est largement utilisé par les entreprises de toutes tailles pour s’assurer de la probité et intégrité de leurs clients afin d’être en conformité avec les lois anti-corruption. En outre, le KYC est un outil clé pour prévenir l’usurpation d’identité, la fraude fiscale, le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme.

Ce processus comprend généralement la collecte et l’analyse de données, la vérification des listes (comme celles des personnes politiquement exposées), l’analyse du comportement et des transactions, ainsi que d’autres méthodes de vérification de l’identité et de l’historique des clients. Les entreprises utilisent le KYC pour se protéger et protéger leurs clients contre les risques associés aux activités criminelles.

Les différents types de KYC

Il existe 3 types de KYC qui peuvent être classés selon l’objet de la vérification :

Documentaire : l’objectif consiste à vérifier les justificatifs fournis par le client pour s’assurer qu’ils sont authentiques et à jour. Ces justificatifs peuvent inclure des pièces d’identité, des déclarations de revenus et des relevés de compte.
Des données : Il s’agit ici de vérifier les renseignements personnels fournis par le client pour s’assurer qu’ils soient exactes et à jour. Cela peut inclure des indications telles que son nom, son adresse, son numéro de téléphone et son adresse e-mail.
Des antécédents : Comme son nom l’indique, il s’agit de vérifier son historique pour s’assurer qu’il n’est pas impliqué dans des pratiques illégales ou susceptibles de porter atteinte aux intérêts de la société.

En outre, de plus en plus d’établissements monétaires font appel à des technologies telles que l’OCR (Optical Character Recognition), le RPA (Robotic Process Automation), ou l’IA (Intelligence Artificielle) pour améliorer les contrôles de sécurité de leur KYC. La mise en place de ces solutions permettent alors de vérifier plus rapidement et plus efficacement les renseignements et les preuves documentaires fournis par les consommateurs, et d’accélérer le processus. De plus, certaines sociétés ont implémenté des systèmes automatisés pour réduire l’ensemble des risques.

Quelles sont les différences entre KYC, KYB et KYT ?

Si ces trois processus sont très similaires, leur fonctionnalité est différente. Voyons donc de plus près ce qu’ils ont à offrir.

Définition du KYB (Know Your Business)

Le KYB permet d’identifier des business et des fournisseurs et de surveiller leurs activités. Il est principalement utilisé pour vérifier si ces derniers sont bien des entités commerciales légitimes et si elles sont en règle avec les lois et règlements qui régissent leur domaine d’activité avant d’établir une relation économique ou contractuelle avec elles. On parle alors de « Due Diligence » ou « audit juridique ». L’objectif est alors de comprendre la situation réelle de la société ou de la personne concernée, et de s’assurer avec certitude qu’elle n’a pas commis ou ne commet pas d’infractions, ni qu’elle n’a l’intention d’en commettre. La Due Diligence est notamment utilisée dans le domaine des échanges commerciaux B2B ainsi que lors d’acquisitions ou de fusions.

Définition du KYT (Know Your Transaction)

Le KYT permet quant à lui aux sociétés de surveiller leurs transactions et de détecter les fraudes et les activités de blanchiment d’argent. Il est largement utilisé par les banques et les autres institutions monétaire.

Différences entre le KYC, le KYB et le KYT

Si l’objectif premier des 3 est d’aider les sociétés à se conformer aux règles et à la législation en matière de lutte contre le financement du terrorisme, le blanchiment d’argent et la fraude fiscale, la finalité et l’intentionnalité de la procédure d’identification sont différentes. En effet, le KYC est principalement utilisé pour identifier la clientèle d’une entreprise, le KYB est principalement utilisé pour vérifier l’identité des entreprises et des fournisseurs et le KYT est principalement utilisé pour surveiller les mouvements monétaires.

Par ailleurs, les 3 sont régis par des autorités différentes. Ainsi, le KYC est régi par la législation européenne et française, le KYB est régi par l’OCR (Office of the Comptroller of the Currency) et le KYT est régi par le RPA (Responsible Payment Authority).

Enfin, le KYC, KYB et KYT sont tous basés sur des technologies différentes. Le premier est généralement basé sur des technologies d’identification des clients (CID) telles que l’OCR, le RPA, le KYB est quant à lui basé sur des technologies de gestion des données telles que l’analyse des données et enfin le KYT est généralement basé sur des technologies de surveillance des transactions monétaires telle l’analyse du risque.

Pourquoi le KYC est-il important dans la finance ?

KYC : une obligation légale pour les banques et les établissements du secteur financier

Le KYC est un processus qui permet aux banques et aux autres établissements du milieu de la finance de vérifier et d’authentifier l’identité des personnes avec qui ils entrent en contact. Aussi appelée Due Diligence, il s’agit d’une obligation légale, mais aussi d’un outil précieux pour réduire le risque de fraude. Le KYC est défini par le code monétaire et financier qui exige que les établissements du monde de la finance se dotent des outils nécessaires pour collecter et vérifier les renseignements personnels d’identification des clients. Dans ce cadre, les institutions financières doivent obtenir des renseignements tels que leur nom, leur adresse, leur numéro de téléphone, leur date de naissance et leur numéro de pièce d’identité. Elles doivent également vérifier leur exactitude en utilisant des technologies telles que l’OCR (Optical Character Recognition) et l’IA (Intelligence Artificielle). Le KYC peut également inclure des procédures supplémentaires telles que l’inspection des justificatifs fournis par le client et des antécédents bancaires et professionnels. Une fois correctement identifiées, les établissements du monde de la finance peuvent évaluer si elles veulent établir ou maintenir un lien commercial avec eux.

Les sanctions encourues en cas de non-respect des règles KYC

Les établissements monétaires sont tenus de respecter les lois et les réglementations en vigueur. Tout manquement à ces règles peut entraîner des sanctions, notamment des amendes et des peines d’emprisonnement. En France, le non-respect des réglementations KYC peut entraîner des amendes allant jusqu’à 5 millions d’euros et des peines d’emprisonnement allant jusqu’à 5 ans. Les sociétés de financement sont également tenues de signaler toute activité suspecte à l’autorité compétente. Si elles ne le font pas, elles peuvent également être sanctionnées par des amendes et des peines d’emprisonnement. Par exemple, en France, le non-respect des devoirs de signalement peut entraîner des amendes allant jusqu’à 1 million d’euros et des peines d’emprisonnement allant jusqu’à 3 ans.

Les avantages du KYC dans la lutte contre le blanchiment d'argent

Outil essentiel pour se conformer à la LCB-FT, le KYC permet aux établissements du monde de la finance de mieux comprendre leur clientèle et de détecter plus rapidement les opérations illicites. Par ailleurs, il est particulièrement utile pour gérer les risques liés aux nouvelles technologies (deepface, deepvoice…). Il permet aux sociétés de financement de mieux contrôler leurs actions et de s’assurer qu’elles sont conformes aux réglementations AML (Anti Money Laundering). Enfin, c’est également un outil précieux pour protéger les données personnelles des clients et assurer leur confidentialité. Grâce à lui, un groupe ou une entreprise bancaire peut par exemple vérifier que ces derniers sont bien ceux qu’ils prétendent être et s’assurer que leurs informations personnelles ne sont pas volées ou mal utilisées.

Les obligations légales liées au KYC

Quand le KYC est-il requis ?

Il est exigé lorsqu’un client initie une relation d’affaires avec une entreprise ou un groupe. Cette obligation se pose également lorsque ce dernier souhaite effectuer des transferts d’argent importants tels que des transferts bancaires internationaux ou des mouvements monétaires en devises. De plus, certaines compagnies peuvent être tenues de le mettre en œuvre si elles soupçonnent une activité frauduleuse ou illicite.

Qui est concerné par le KYC ?

Il concerne toutes les personnes physiques et morales qui interagissent avec des établissements financiers, notamment les particuliers, les grands groupes, les établissements du monde de la finance et les organismes gouvernementaux. Dans certains cas, il peut également s’appliquer à des entités non financières, comme les sociétés immobilières, les cabinets juridiques et les sociétés de services.

Les différents secteurs concernés par les règles KYC

Les principaux secteurs concernés par cette mesure sont les services bancaires et financiers, les assurances, les opérations de change, les services de paiement, les cartes de crédit et les opérations en ligne. Les établissements professionnels qui fournissent ces prestations doivent veiller à ce que leurs customers soient correctement identifiés et qu’ils fournissent les justificatifs nécessaires pour confirmer leur identité.

Quelles sont les contraintes légales pour ces organismes ?

Les organismes concernés sont tenus de respecter les normes KYC en vigueur dans leur pays et de prendre des mesures pour s’assurer que les membres de leur clientèle sont correctement identifiés et leurs data vérifiées. En effet, la 4ème directive européenne, transposée dans le code monétaire et financier (CMF) par l’ordonnance du 1er décembre 2016, exige notamment :

L’identification et le contrôle de l’identité des clients et de leurs bénéficiaires effectifs
La mise en place de mesures de vigilance dès le début de la relation d’affaires entre les deux parties

Cette directive vient par ailleurs renforcer les précédentes afin de s’adapter à l’évolution du marché et aux progrès technologiques en matière de lutte contre la fraude.

Les secteurs concernés par le KYC doivent également implémenter des systèmes pour surveiller les activités de leurs consommateurs afin de détecter un risque potentiel.

En Europe, elle doit s’assurer que ses processus d’identification sont conformes aux différentes législations en vigueur. Cela implique de collecter et de conserver des fichiers d’identification et des renseignements personnels sur ses clients afin de pouvoir les identifier et les vérifier. Elle peut également utiliser des technologies telles que la reconnaissance optique des caractères (RPA) et l’intelligence artificielle pour automatiser ses démarches.

De plus, les sociétés doivent s’assurer que leurs procédures sont mises à jour en fonction des changements législatifs et réglementaires. Elles doivent également instaurer des politiques et des procédures visant à assurer le respect des règles et à prévenir toute forme de violation. Enfin, les établissements professionnels doivent communiquer clairement leurs politiques KYC à leur clientèle et s’assurer qu’ils comprennent leurs obligations et responsabilités.

Quelles sont les étapes pour faire un KYC ?

Étape 1 : Collecte des données

La première étape consiste à collecter des informations sur le client. Ces dernières peuvent inclure des documents d’identité tels que des cartes d’identité ou des passeports, ainsi que des preuves de résidence et des relevés de banque. Il est également important de connaître le type de lien professionnel que vous entretenez avec votre clientèle et la nature de l’activité commerciale. Ces infos peuvent être recueillies par des questionnaires, des entretiens ou des systèmes automatisés tels que l’Optical Character Recognition (OCR) et le Robotic Process Automation (RPA).

Étape 2 : Vérification des informations

Une fois collectées, vous devez les vérifier. Cela signifie comparer les renseignements personnels fournis par le client avec celles contenues dans les bases de données publiques et privées disponibles. Par exemple, vous pouvez vérifier si le nom et l’adresse d’un client correspondent à ceux figurant sur sa CNI. Vous pouvez également vérifier s’il est inscrit sur des listes de sanctions ou des listes noires, ou si son nom figure sur des registres publics. Le contrôle des datas peut être effectué manuellement ou automatiquement avec des outils d’analyse des données utilisant des technologies d’Intelligence Artificielle. Qu’elle se fasse en physique (KYC) ou à distance (eKYC), on parle pour cette étape de Diligence Raisonnable du Client (CDD)

Étape 3 : Analyse des risques

Après la collecte et la vérification des données, vous devez analyser les risques associés aux relations d’affaires, contractuelles ou commerciales. Cela signifie déterminer si cette dernière est susceptible d’être impliquée dans une activité illégale, telle que la fraude fiscale. Pour cela, vous devez examiner la nature de la relation, le profil du client et le type d’activité commerciale. Vous devrez également tenir compte des facteurs liés au pays, tels que les lois et réglementations locales, et des facteurs liés à l’industrie, tels que les normes de conformité. Une fois que vous avez identifié les risques potentiels, vous devez décider si vous souhaitez maintenir ou non la relation commerciale.

Le KYC est un mécanisme complexe et long qui nécessite beaucoup de temps et d’efforts. Toutefois, en mettant en place des procédures appropriées, une banque peut ainsi améliorer sa conformité et protéger ses relations commerciales. En France et en Europe, la mesure est obligatoire pour les sociétés soumises à la réglementation AML (Anti Money Laundering). Ainsi, en mettant en place une stratégie d’identification de la clientèle efficace et en respectant les normes de conformité, ces dernières peuvent protéger leurs collaborations et réduire le risque de fraude.

Quels sont les documents nécessaires dans un KYC ?

Les documents requis pour les particuliers (KYC)

Pour les particuliers, les fichiers et papiers à fournir varient selon le pays. Dans la plupart des cas, les titulaires de compte doivent fournir une preuve d’identité et de résidence. Cela peut inclure une pièce d’identité nationale (CNI) ou étrangère, un passeport, un titre de séjour, un permis de conduire ou tout autre document reconnu par la loi. Des preuves supplémentaires peuvent être demandées pour certifier la source des fonds ou pour d’autres raisons.

Les documents requis pour les entreprises (KYB)

Dans le cadre d’un processus KYB, une entreprise ou un groupe peut être tenu de fournir des fichiers supplémentaires. Ces derniers comprennent généralement des copies des statuts juridiques, des certificats d’enregistrement, des certificats fiscaux, des formulaires de déclaration fiscale, des contrats commerciaux et des états financiers. Ces dernières peuvent également fournir des renseignements supplémentaires sur leurs propriétaires, leurs directeurs et leurs actionnaires principaux.

Comment les documents doivent-ils être fournis ?

Le KYC peut se faire en physique (en agence par exemple) ou en ligne. Dans le dernier cas, on parle alors de eKYC. En fonction du processus choisi, le format peut être papier ou numérique. Pour vérifier l’exactitude des données, les établissements professionnels utilisent des technologies telles que l’Optical Character Recognition (OCR), le Robotic Process Automation (RPA). Ces outils numériques peuvent analyser et extraire des informations précises, quel que soit le format utilisé. La technologie OCR peut également être utilisée pour convertir des preuves papier en format numérique, ce qui facilite le traitement des données.

Les avantages et inconvénients du KYC

Les avantages du KYC

Voici quelques-uns de ses avantages :

Il permet de se conformer aux exigences légales en matière de connaissance client.
Il permet aux compagnies de mieux comprendre leurs customers et de nouer une relation de confiance.
Il offre une plus grande sécurité aux opérations monétaires.
Il aide à prévenir le risque de non conformité en matière de LCB-FT.
Il permet aux sociétés de collecter des datas sur leurs clients et de les utiliser pour améliorer leurs prestations.
Il peut être effectué à l’aide de technologies telles que l’OCR, l’RPA, l’IA ce qui permet de simplifier et d’accélérer le mécanisme.

Les inconvénients du KYC

Voici quelques-uns de ses principaux points faibles:

Il peut être coûteux et prendre beaucoup de temps à mettre en œuvre.
Il peut être difficile pour certaines compagnies de recueillir les justificatifs et données nécessaires.
Il peut rendre l’expérience utilisateur (UX) longue et fastidieuse et ainsi devenir une source de frustration pour leurs usagers, car ils doivent fournir de nombreuses preuves.

Comment maximiser ses avantages et minimiser ses inconvénients ?

Pour tirer le meilleur parti de la procédure KYC et minimiser ses inconvénients, il est important d’adopter une approche stratégique. Voici quelques conseils pour l’optimiser :

Utilisez des outils technologiques pour automatiser et accélérer le processus.
Assurez-vous que vos employés y sont bien formés.
Gardez une trace des données et fichiers recueillis afin de faciliter le contrôle ultérieur.
Tenez compte des réglementations locales et internationales et notamment en matière de LCB-FT.
Communiquez clairement avec vos consommateurs pour leur expliquer le processus.

KYC et onboarding client

L’onboarding client, ou « entrée en relation », est la première étape du processus KYC. Utilisée dans de nombreux domaines dont la finance et l’immobilier, sa digitalisation a permis de vérifier l’identité et les pièces justificatives des prospects plus rapidement tout en garantissant une expérience utilisateur plus fluide. En effet, les technologies d’Intelligence Artificielle (IA) ont par exemple permis aux entreprises d’automatiser les démarches KYC nécessaires à l’ouverture d’un compte bancaire ou à la location d’un appartement en vérifiant plus facilement et plus rapidement l’identité des utilisateurs et l’authenticité de leurs pièces justificatives. Ainsi, grâce à ces technologies, elles peuvent désormais analyser en profondeur et en temps réel des documents tels que les CNI, les passeports et les permis de conduire. Enfin, ces technologies d’IA peuvent détecter les différents types de fraudes garantissant une meilleure conformité aux différentes exigences réglementaires

KYC et conformités réglementaires

Le KYC est un procédé fondamental pour s’assurer que les établissements du monde de la finance respectent la réglementation en matière de lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme (LCB-FT). Dans ce contexte, c’est un outil essentiel pour identifier et authentifier les clients, ainsi que pour surveiller leurs échanges monétaires. Dans un but de conformité réglementaire, les entreprises doivent s’assurer de sa robustesse pour lutter contre la fraude. Par exemple, l’archivage à valeur probante est une solution efficace pour empêcher les pratiques frauduleuses. Il s’agit de l’enregistrement et de la conservation des preuves documentaires et des informations à des fins de contrôle et de preuve. De plus, les sociétés peuvent également mettre en œuvre des solutions de détection des fraudes basées sur l’intelligence artificielle et les algorithmes qui peuvent analyser rapidement et efficacement les données des clients. En somme, la conformité réglementaire du processus est indispensable pour lutter contre la fraude. Quels autres outils peuvent être utilisés pour renforcer le KYC ?